- AMAÇ VE KAPSAM
VİZYON ACADEMY DANIŞMANLIK VE BELGELENDİRME TİC. LTD. ŞTİ. bağımsız ve tarafsız bir Personel Belgelendirme kuruluşudur. Bununla birlikte hizmet sunduğu alanlardaki ilgili tüm taraflarla yapılan faaliyetlerin doğasından kaynaklanan çıkar çatışmaları olabileceği öngörüsüyle, çıkar çatışmalarını ortadan kaldıracak ve/veya kabul edilebilir seviyelere çekebilmek için ilgili taraflar ve faaliyetleri belirleyerek, gizlilik, bağımsızlık ve tarafsızlık konusundaki risklerin belirlenmesi ve önlemlerin tespit edilerek takibi bu prosedürün amacıdır. Kuruluşumuzun hizmetlerinin sunumu aşamalarında ve/veya ilgili taraflarla ilişkilerinde bağımsızlık ve tarafsızlığı etkileyebilecek tüm süreçleri kapsar.
- SORUMLULAR
Prosedürün yönetiminden Şirket Müdürü, uygulamasından tüm personel sorumludur.
- TANIMLAR
KYS : Vizyon Academy Kalite Yönetim Sistemi
Belgelendirme: Kişinin bir Ulusal Yeterlilik şartlarını karşıladığının kanıtı olarak adına Mesleki Yeterlilik Belgesi düzenlenmesidir.
İlgili taraf: Belgelendirilmiş kişi veya belgelendirme kuruluşunun faaliyetlerinden etkilenen kişi, grup veya organizasyon. (Örn; belgelendirilmiş kişi, belgelendirilmiş kişinin hizmetinin kullanıcıları, belgelendirilmiş kişinin işvereni, tüketici, resmi makamlar)
Başvuru sahibi: Belgelendirme sürecine kabul edilmek üzere başvuruda bulunan kimsedir.
Aday: Belirlenen şartları yerine getiren ve belgelendirme sürecine kabul edilen başvuru sahibidir.
Belgelendirilen kişi: Belgelendirme süreci sonucunda yeterliliğini kanıtlamış ve adına düzenlenmiş sertifikayı kullanım hakkı kazanmış adaydır.
Tehdit: Başvuru, ölçme-değerlendirme ve belgelendirme süreçlerinin gizlilik, tarafsızlık ve bağımsızlığına zarar verme potansiyeline sahip ve tehlike oluşturacağını işaret eden olay veya eylem.
Tehlike: Başvuru, ölçme-değerlendirme ve belgelendirme süreçlerinin gizlilik, tarafsızlık ve bağımsızlığının olumsuz etkilenmesine sebep olabilecek kaynak, durum veya işlem.
Risk: Bir tehlikenin meydana gelme olasılığı ile bu olayın sonuçlarının kuruluşumuz, başvuru, ölçme-değerlendirme, belgelendirme süreçlerinde yer alan kişiler ve ilgili taraflarda ortaya çıkaracağı zarar şiddetinin bileşkesidir.
Çıkar Çatışması: Güven duyulması gereken bir konumda görev yapan herhangi bir kimsenin, görevini gizlilik politikasına uygun, objektif, tarafsız, vb. şartlarda yapmasını engelleyebilecek maddi veya manevi kişisel çıkarı ile görevin gerektirdiği şartlar arasındaki olumsuz ilişki.
- UYGULAMA
4.1. GENEL
Belgelendirme başvuru sahibi/aday/belgelendirilen kişiler ve belgelendirme süreçlerinde gizlilik, tarafsızlık ve bağımsızlığımızı tehlikeye düşürecek olası çıkar çatışmalarının önlenmesini güvence altına almak maksadıyla kuruluşumuz çalışanları, sınav görevlileri ve komite üyelerine “Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanı” imzalatılmaktadır.
4.2. GİZLİLİK
4.2.1 Kuruluşumuzda tam zamanlı veya çağrı üzerine çalışan tüm personele, göreve başlamadan önce “Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanı” imzalatılmaktadır.
4.2.2 Belgelendirme başvurusunda bulunan kişilerle yapılan Aday Belge Hizmet Sözleşmesi’nde, tüm aşamalarda tarafsızlık ve gizlilik ilkesine bağlı kalınacağı taraflarca taahhüt edilmektedir.
4.2.3 Yasal geçerliliği olan bu sözleşmeler vasıtasıyla, belgelendirme süreci sırasında elde edilen tüm bilgiler gizli tutulur.
4.2.4 Kuruluşumuzda, belgelendirme süreci sırasında elde edilen veya başvuru sahibi, aday ya da belgelendirilmiş kişi dışındaki kaynaklardan elde edilen bilgiler, yasaların bu tür bilgilerin açıklanmamasını gerektirdiği durumlar hariç, kişinin (başvuru sahibi, aday veya belgelendirilmiş kişi) yazılı izni olmaksızın yetkisi olmayan bir tarafa açıklanamaz.
4.2.5 Yasal zorunluluktan dolayı gizli bilgilerin verilmesi gerektiğinde, yasal bir engel yoksa, ilgili başvuru sahibi/aday/belgelendirilen kişi durum hakkında bilgilendirilir.
4.2.6 Belgelendirme süreçleri ile ilgili olarak sınav yeri hizmeti alımı yapılan kuruluşun faaliyetlerinin, gizliliğimizi tehlikeye atmaması konusunda gerekli sözleşme/protokol yapılır.
4.2.7 Kayıtlar, bilgisayar ortamında ve basılı kopya olarak saklanır. Sadece yetkili kişilerin ulaşabileceği şekilde bilgi güvenliği ve arşiv sistemi oluşturulmuştur. Bilgi ve belgeler ofis dışında saklanmaz ve kopyası alınmaz.
4.3 GÜVENLİK
4.3.1 Kuruluşumuz, tüm belgelendirme süreci boyunca güvenliği sağlamak için gereken önlemleri alır. Hileli sınav teşebbüslerini önlemek amacıyla;
4.3.1.1 Adaylarla gizliliği olan sınav materyallerini vermeyeceklerine veya hileli sınav teşebbüslerine katılmayacaklarına dair taahhütlerini gösteren Aday Belge Hizmet Sözleşmesi imzalanır.
4.3.1.2 Sınav esnasında değerlendirici/gözetmen görevlendirilir.
4.3.1.3 Sınavın tamamı kamera ile kayıt altına alınır.
4.3.1.4 Değerlendirici/gözetmen, adayın Sınav Katılım Tutanağı ile kimliğini karşılaştırarak doğrulama yapar.
4.3.1.5 Sınav kuralları, sınava girenlere okunarak yardım/kopya teşebbüslerine ilişkin yaptırımlar bildirilir.
4.3.2 Gizlilik ve güvenliği ihlal eden veya etme potansiyeli bulunan herhangi bir durumla karşılaşıldığında derhal müdahale edilerek durum düzeltilir ve müteakiben Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü’ne göre işlem yapılır.
- İLGİLİ DOKUMANLAR:
BYN.13.01-15 Gizlilik ve Tarafsızlık Beyanları
SOZ.02.02 Gezici Sınav Sahası Sözleşmesi
SOZ.02.03 Sabit Sınav Sahası Sözleşmesi
PRD.06 Düzeltici ve Önleyici Faaliyet Prosedürü
PRF.01.02 Aday Belge Hizmet Sözleşmesi
TTN.17.04 Sınav Katılımcı Tutanağı
REVİZYON BÖLÜMÜ
| Revizyon No | Revizyon Tarihi | Revizyon Nedeni |
| 00 | 08.02.2024 | İlk yayın |